1、擬定下來年會的所包含內(nèi)容：開幕；領(lǐng)導講話以及年終工作總結(jié)；部門依次年終工作匯報；優(yōu)秀員工頒獎；節(jié)目演出；閉幕；晚宴。所辦含的這些模塊的內(nèi)容匯報至上級領(lǐng)導，經(jīng)批準后，開始下面的緩解。
 
2、以郵件或著正式的文件，通知，參與年終會議的人員名單。然后，告知需要出席參加年終匯報的人員，以及各自需要準備的匯報內(nèi)容格式和詳細要求，是否需要制作成PPT。最后約定，這些人員在哪天之前，務必將完整的匯報報告統(tǒng)一發(fā)布給誰。如果，此時能確定年會的時間和地點，則一并通知；如果尚未定好，則另行專門通知。
 
3、對統(tǒng)一收到的各領(lǐng)導和部門的年終會議匯報，做初步查看，錯別字，是否包含了統(tǒng)一要求的匯報項目，各指標數(shù)據(jù)是否與財務部門提供的數(shù)據(jù)相一致。并呈遞給公司負責的領(lǐng)導審閱；將需要重新修改的，反饋給相關(guān)人員做修改之后，在約定的時間內(nèi)再統(tǒng)一收回。
 
4、通知總經(jīng)理辦公室做好采辦環(huán)節(jié)的工作：按照參會人員數(shù)目，在年會的頭一天完成水果，茶葉，拉花，獎品，節(jié)目道具，開會用的筆和本等所需會議物品的采辦工作。
 
5、通知設(shè)備部門，安排，最晚于年會開始的提前兩個小時，做好會場中所需投影儀，音響等設(shè)備。通知文秘部門，最晚于年會開始的提前兩個小時，布置會會場的桌椅，桌牌，果盤等擺放工作。
 
6、如果晚宴環(huán)節(jié)是在本單位食堂，則通知后勤部門，于年會的當日早上，安排依照參會人員人數(shù)來定菜譜，并于早上開始晚宴餐飲的采辦和配料工作。于年會結(jié)束前兩個小時，開始依次做涼菜，熱菜，湯等。如果晚宴定于酒店內(nèi)，則安排專人去酒店點菜。等年會結(jié)束，則通知酒店人員有條不紊的上菜就可以了。
 
7、通知每個部門于哪天，提報幾個節(jié)目到年會總指揮人員處，分別需要哪些類型的。以便，安排節(jié)目的第一次彩排工作。且，當場給予指導，以便各節(jié)目進行有效的修改。
 
8、安排主持人，一般是一男一女。讓支持人先熟悉會議項目的順序，以便準備主持時候的詞。也要對節(jié)目非常熟悉，合理安排上場順序，靈活掌握節(jié)目的時間。