設(shè)計(jì)和舉辦一次活動常常被比喻為執(zhí)導(dǎo)一部電影，無論它是一次普通會議，還是公司活動、籌款活動、正式會議、會展活動、獎勵活動，或者其他特殊活動。但實(shí)際上籌辦活動更像在策劃一場現(xiàn)場直播的表演。它是一場高空走鋼絲而沒有安全網(wǎng)的表演，活動一旦開始就沒有任何彌補(bǔ)的機(jī)會?；顒颖仨氁淮涡酝瓿?，不可能有預(yù)先排練。你不可能喊:“停拍”，然后重新拍攝。拍電影時(shí)可以通過劇本預(yù)知未來，而活動進(jìn)行中你就無法預(yù)測你的客人和供應(yīng)商們將怎樣相互打交道，怎樣作出反應(yīng)。不過你可以事先計(jì)劃，做一些準(zhǔn)備工作，以便隨時(shí)處理意外情況。不要忘記墨菲法則：可能會出錯的事情一定會出錯。
雖然你不是在拍一部角逐奧斯卡獎項(xiàng)的電影，但你是在創(chuàng)造一件可能會給別人留下永久回憶的活動。任何一場活動，無論是50人的小型活動還是2000余人的大型活動，應(yīng)該像電影制作那樣有詳細(xì)的“劇本”，活動的預(yù)算也應(yīng)該詳盡明確。為各類會議、公司活動、新產(chǎn)品發(fā)布、獎勵活動和特殊活動所作的預(yù)算少則幾萬，多則可達(dá)幾十萬甚至超出百萬。進(jìn)行如此周密策劃的目的是絕對不能允許有任何意外事情發(fā)生的。