針對年會策劃，我并沒有在網(wǎng)上找到很好的參考文章，正好自己這段時間也在籌備年會，于是就寫了這篇文章。在我看來，要辦一場精彩的年會，前提是先要保證辦一場順利的年會，所謂的精彩不過是各個環(huán)節(jié)的錦上添花而已。



不少企業(yè)年會以HR和行政為主籌辦，但作為企業(yè)品牌活動，市場和品牌部門要以主動的姿態(tài)參與進去，發(fā)揮自己的職能特長。

一、年會策劃書的擬定
年會的啟動一般是以提交年會策劃書給管理層開始的，啟動時間不晚于春節(jié)前2個月，否則各項環(huán)節(jié)執(zhí)行不過來。

一份年會策劃書需要包括主題、時間、地點、人數(shù)、形式等基本內(nèi)容，還應該著重闡釋創(chuàng)意要點及費用預算，并要給領(lǐng)導提供多種選擇和參考的基礎(chǔ)支撐，充分預留溝通時間，直到所有意見達成一致。

起草策劃書的人，要充分熟悉活動的整個流程，相當于總導演。策劃書做得越明確，后續(xù)工作的開展落地越輕松，預算也會保證到位。如果策劃書做得不完整，后期臨時增加項目，超出預算的部分是一個困難的事。那么一開始把預算做得足夠高，后面不就有發(fā)揮空間了嗎，也不是，高預算領(lǐng)導不一定會批準；其次，預算是要具體項目支撐的，如果不能夠?qū)嵤虑笫?，也是能力不足的表現(xiàn)。

一旦年會策劃書的框架確定并批準，就可以開展具體工作，第一項就是建立組織架構(gòu)和分配任務。

二、年會項目團隊的建立
年會活動是一個系統(tǒng)工程，單純靠幾個人和某一部門的能力是不夠的，需要在全公司擇優(yōu)招募，選擇一些帶有職能性質(zhì)和領(lǐng)導力的個人來參與，比如說HR部門負責聯(lián)絡各部門出節(jié)目就比較有優(yōu)勢；公關(guān)部門適合現(xiàn)場接待；行政部門適合后勤保障。
年會項目團隊可以簡單的分為導演組、節(jié)目組、文案策劃組、后勤保障組、現(xiàn)場支持組、設計組、機動組等幾個板塊。
導演組負責統(tǒng)籌審核各部門工作和制定流程單。
節(jié)目組負責征集、審核節(jié)目和主持人選拔。
文案策劃組負責創(chuàng)意、文字內(nèi)容。
后勤保障組負責餐飲、場地、通勤、禮品、酒水、道具、安全等支持。
現(xiàn)場支持組負責活動現(xiàn)場指引、簽到、禮儀等。
設計組負責全流程視覺呈現(xiàn)。
機動組負責臨時出現(xiàn)的現(xiàn)場的任務。
經(jīng)過人員的選拔和任務的分配，就可以組織召開籌備會議，會議需要執(zhí)行總導演分配的時間推進表，還要建立統(tǒng)一的溝通平臺，如微信群、釘釘群等。

時間推進表是依據(jù)每個板塊的細化工作時間節(jié)點的進度表，可以明確到個人，以督促項目的進行。梳理時間表是一個細致的過程，需要兼顧到每個實際需要的項目，并設定完成期限。管理時間推進表可以保證各個板塊在規(guī)定時間內(nèi)完成對應的工作準備。


三、年會創(chuàng)意的實現(xiàn)
如何辦出一場精彩的年會，創(chuàng)意是關(guān)鍵。

這個創(chuàng)意的構(gòu)思需要密切圍繞參加年會的觀眾來進行。對于年會觀眾來說，有幾點是非常重要的，熱鬧、逼格、禮品、紅包、獎品、榮譽、互動，這些一個都不能少。圍繞這幾點如果預算充足，能做多好就做多好；如果預算不充分，這幾樣也不能少。

要說學習的榜樣，最好的就是春晚，其次是BAT的年會，網(wǎng)上能搜出不少他們的報道，積極借鑒和參考都是有價值的。

1、主題確定：可以圍繞企業(yè)文化、企業(yè)目標、諧音成語、大事件、成立時間等角度來構(gòu)思，字數(shù)不要太多，要朗朗上口。比如春晚都是以生肖形象作為主題logo，新浪今年20周年slogan“大浪逐新，與時代同行”，阿里18周年年會“ONE”。這個上網(wǎng)能搜到很多，稍微借鑒一下就可以，實在想不出好的，直接寫成“奔向2019”也是可以的。

2、年會形式：如果公司的人不多，能夠采取的方式就很靈活，旅游、出國、團建這些形式都可以采納，也會給員工留下深刻印象，我們行業(yè)內(nèi)有幾家企業(yè)，人少錢多，每年底都組織全員出國旅游，羨煞旁人?？梢坏﹨⒓尤藬?shù)上了百人，能夠操作的形式就不多，基本都是集中在某一場地，要么拓展、要么運動會，或者直接是晚宴。

3、聲光影：要想年會有逼格，聲光影是少不了。LED大屏一搭，桁架一升，燈光亮起，再配合出彩的KV設計，在現(xiàn)場裝點一些氣氛用品，就有十足的氣場了。年會入場，在公司內(nèi)部可以采集一些祝福視頻、賀年短片，在現(xiàn)場預熱期播放能吸引眼球的。開場一個震撼視頻，加上照片直播、視頻直播，這些形式都能夠提升氛圍。

4、節(jié)目：節(jié)目的編排要合乎邏輯，遵循開場震撼，后續(xù)高潮迭起的演繹形式。要想吸引人，無外乎這幾點，美女表演、特技表演、搞笑表演、小孩表演、老板表演。主持人最好不要照稿子念，偶爾皮一下，多一些臺下互動?？傊?，多一些儀式感，比如頒獎、切蛋糕、大合影、盛裝等。

5、互動：互動多才能夠提升員工的體驗感。比如年會邀請函用H5發(fā)布、現(xiàn)場公司吉祥物合影、年會主題的裝置藝術(shù)、微信打印照片、抓娃娃機、現(xiàn)場DIY、豐富的禮品、大屏幕微信上墻、紅包雨、霸屏模式、VR應用、現(xiàn)場KTV等等一些會展科技的靈活運用，會讓員工獲得足夠的社交貨幣，使得他們愿意參與和分享照片，獲得更多人的點贊和關(guān)注。

四、供應商及物料的管理
一場完美的年會，需要第三方供應商的支持。場地、餐飲等需要實地考察，現(xiàn)場服務商一定要選擇經(jīng)驗豐富、經(jīng)常做大活動的文化公司，禮品的選擇需要提前購買樣品做考察。以上的項目要多考察幾家，與同行了解評價，綜合對比。

年會涉及到的物料在質(zhì)量上均需要嚴格把控，做到足夠好，體現(xiàn)企業(yè)對員工的犒賞意義。比如入場的茶歇食品、購買的禮品、觀看節(jié)目期間桌上的餐點，畢竟服務的對象都如同自己的家人一樣。

五、現(xiàn)場導演
現(xiàn)場是最檢驗策劃和控制能力的戰(zhàn)場。

流程單則是整場活動的靈魂，一份好的流程單基本確定了活動的成功程度。流程單要充分體現(xiàn)活動的完整性與合理性，按著時間順序，從入場到結(jié)束，觀眾目光所及的一切都應該計劃進去?？倢а菀暾M整個過程的過程，并校正修改，最好在制作完成后供給領(lǐng)導審閱，看是否會臨時增加內(nèi)容。

彩排是必要的一環(huán)，盡量爭取到更多的時間，把核心部分完整的訓練幾遍，糾正一些不良因素。

現(xiàn)場的核心是供應商控制和主持人控制，分別要對接到導演組不同的人，以保證舞臺背景和主持內(nèi)容協(xié)調(diào)一致，還要能夠留出臨時調(diào)整的空間，防止突發(fā)事件的插入。還應該設置控制時間的負責人，保證流程單控制下的穩(wěn)定進行?，F(xiàn)場的機動人員要隨時待命，防止突發(fā)事件的發(fā)生，比如話筒被演員拿走了、道具摔倒了、電腦失靈等。

六、清場及總結(jié)
激情褪去，大家盡興而歸，作為活動負責人，看到整場活動順利地完成，懸起的心總算是松下一口氣。但這還沒完，還有一些事情需要盡快進行，如現(xiàn)場的物資清理，與場地方的資金交割，對供應商的支持表示感謝，對年會團隊的鼓勵和激勵等。