這是整個會議開始的第一個環(huán)境，就相當(dāng)于開門紅的角色，是非常重要的一個地方，要知道簽到不僅能夠起到核實參會人數(shù)以及姓名的效果，而且設(shè)置一個簽到環(huán)境還具有暖場的作用，會議現(xiàn)場如果簽到環(huán)境設(shè)置的好，可以很好的帶動參會人員的情緒，提高現(xiàn)場的熱烈氛圍，拉近人與人之間的關(guān)系。

因為酒店方面特別怕他們會影響到別的消費(fèi)者，也特別怕酒店工作人員的上班時間被他們給影響到，一般情況下，如果把會議場所安排在酒店的話，酒店相關(guān)負(fù)責(zé)人就只會給予四個小時左右的布置時間。

會議公司必須先搞清楚自己承包這一次會議主辦方有什么樣的想法，他們是想舉行室內(nèi)的發(fā)布會還是室外的，如果是室內(nèi)的最好可以選擇在酒店進(jìn)行，如果會議主辦方不差錢，并且還想讓自己公司企業(yè)的形象彰顯出來的話，可以選在五星級或者是四星級酒店舉行。如果會議主辦方為了體現(xiàn)自己的權(quán)威性的話，還可以選擇在一些比較嚴(yán)肅的地方舉行，但是一般這些地方他們的審核程序非常的麻煩，主辦方必須要和會議公司提前溝通協(xié)商好。而且在確定場地的時候一定要綜合各個方面的因素，比如說場地檔期、檔次標(biāo)準(zhǔn)、價位標(biāo)準(zhǔn)、交通環(huán)境、以及人數(shù)多少等等方面挑選出一個

把會議桌子擺放成U字型的樣子，一般都表示這一次的會議屬于小規(guī)模的會議或者還是研討會。