要符合會議的主題，在布置會議場地的時候千萬不可以想什么做什么，更加不可以天馬行空，而是要根據(jù)主辦方他們的要求，會議舉行的性質(zhì)等等各個方面進行布置，這樣才能夠突出這一次會議的宗旨以及目的，舉個例子，如果要舉行度假型的會議可以在游艇上舉行，整個會議場地的風(fēng)格可以設(shè)置的非常的個性，輕松化。這都是會議公司在進行策劃的時候應(yīng)該提前制定好的。

設(shè)備指的是會議現(xiàn)場的錄音設(shè)備、照明設(shè)備、音響設(shè)備、通風(fēng)設(shè)施、服務(wù)設(shè)備等等各個方面都要齊全，對所有的這些可能在開會時候用到的設(shè)備，工作人員都要一一的對它們進行檢查，不然如果在舉行會議的時候不小心出了狀況就沒有辦法進行應(yīng)對了，也會讓參會者產(chǎn)生不好的感覺。就比如說停車場吧，所找的會議場所必須要有停車場，而且停車場的場地還必須要是免費的，離舉行會議的地方要非常近，能夠容納參會有人的車子，畢竟現(xiàn)在大部分的人都有車了，很少有人自己走路過來開會的。

在會議結(jié)束前十分鐘的時候，所有服務(wù)員應(yīng)該在外面進行等待，等到會議結(jié)束以后，及時的把會議室的前后門全部都要打開，還要使用敬語像參會人員微笑著進行道別，一直到把最后一個參會人員送離會場以后，服務(wù)員才可以進入會場做別的事情。

對于很多人來說會議或者開會這個詞已經(jīng)不再陌生，我們可以簡單的理解為會議公司就是為會議服務(wù)的公司。這個機構(gòu)主要是由這些具有豐富的會務(wù)知識和比較嫻熟的社交能力以及具有較強的執(zhí)行能力的人員組合而成的一種為會議服務(wù)的專門性機構(gòu)。他們主要是為需要的人或者公司和機構(gòu)提供非常全面的關(guān)于會議以及活動的策劃、統(tǒng)籌等工作。除此之外，它還可以提供各種的會議策劃、會務(wù)的統(tǒng)籌安排、參加會議人員的邀請和組織、對供應(yīng)商的整合以及在會議之前和會議之后的公關(guān)工作等許多工作的實施方案。