隨著會(huì)議的開始，參與會(huì)議的一些人開始變得非常的忙碌。因?yàn)橛泻芏嗳说竭_(dá)，可能對(duì)于開會(huì)的地方不是很熟悉，所以就需要一些人專門并分批次的達(dá)到車站和碼頭以及機(jī)場(chǎng)進(jìn)行接人。而且，需要一些人在參會(huì)人員需要住宿的酒店進(jìn)行接待，并且發(fā)放與會(huì)議相關(guān)的一些資料并分發(fā)住宿所需要的房卡。

這是整個(gè)會(huì)議開始的第一個(gè)環(huán)境，就相當(dāng)于開門紅的角色，是非常重要的一個(gè)地方，要知道簽到不僅能夠起到核實(shí)參會(huì)人數(shù)以及姓名的效果，而且設(shè)置一個(gè)簽到環(huán)境還具有暖場(chǎng)的作用，會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)如果簽到環(huán)境設(shè)置的好，可以很好的帶動(dòng)參會(huì)人員的情緒，提高現(xiàn)場(chǎng)的熱烈氛圍，拉近人與人之間的關(guān)系。

因?yàn)榫频攴矫嫣貏e怕他們會(huì)影響到別的消費(fèi)者，也特別怕酒店工作人員的上班時(shí)間被他們給影響到，一般情況下，如果把會(huì)議場(chǎng)所安排在酒店的話，酒店相關(guān)負(fù)責(zé)人就只會(huì)給予四個(gè)小時(shí)左右的布置時(shí)間。

會(huì)議公司必須先搞清楚自己承包這一次會(huì)議主辦方有什么樣的想法，他們是想舉行室內(nèi)的發(fā)布會(huì)還是室外的，如果是室內(nèi)的最好可以選擇在酒店進(jìn)行，如果會(huì)議主辦方不差錢，并且還想讓自己公司企業(yè)的形象彰顯出來的話，可以選在五星級(jí)或者是四星級(jí)酒店舉行。如果會(huì)議主辦方為了體現(xiàn)自己的權(quán)威性的話，還可以選擇在一些比較嚴(yán)肅的地方舉行，但是一般這些地方他們的審核程序非常的麻煩，主辦方必須要和會(huì)議公司提前溝通協(xié)商好。而且在確定場(chǎng)地的時(shí)候一定要綜合各個(gè)方面的因素，比如說場(chǎng)地檔期、檔次標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)位標(biāo)準(zhǔn)、交通環(huán)境、以及人數(shù)多少等等方面挑選出一個(gè)